La importancia de una nómina inteligente

Una de las partes esenciales de cualquier empresa son las personas que trabajan en ella. El equipo de trabajo es un valor diferenciador de tu empresa, pues poseen habilidades y conocimientos necesarios para que las compañías cumplan con los objetivos y planes propuestos.

Contar con personas calificadas para trabajar en cada una de las áreas de tu compañía ayuda a que los recursos se pueden utilizar con eficiencia y así aumentar las probabilidades de supervivencia de tu organización en el mercado.

Existen diversos factores que debes tomar en cuenta antes de contratar al personal. Uno de ellos es la nómina. En palabras simples, la nómina es el registro financiero de los salarios, bonificaciones y deducciones de sus empleados.

En la contabilidad de tu empresa, la nómina indica la cantidad de dinero pagada a los empleados por el trabajo realizado para la compañía durante un período de tiempo. El cálculo y el pago de la nómina es importante debido a las implicaciones directas que tiene sobre el ingreso neto de la compañía, los impuestos, leyes, reglamentos y obligaciones relacionados con ella.

Una nómina bien realizada contribuye a un buen ambiente laboral, ya que los trabajadores dependen de ella para cumplir con sus necesidades y el manejo de sus finanzas personales o familiares.

Además, el salario de los empleados incluye diferentes factores que hacen de la elaboración de la nómina un proceso único en la administración de tu empresa. Se trata de elementos como el tipo de contrato, el pago de horas extras, otros complementos salariales y algún tipo de convenio colectivo, entre otros.

En ese sentido, también es importante tener en claro qué significa el término sueldo y salario.

Por definición, el salario es la cantidad económica que el empleado recibe por retribución de sus servicios prestados el cual está determinada por una unidad de tiempo. Es decir, cuando una persona trabaja por días o por horas, recibe un salario calculado por el tiempo que prestó sus servicios.

En cambio, cuando un empleado recibe una remuneración fija de forma periódica se le denomina sueldo. Tanto como la regularidad del pago como el valor de la renta se definen en un contrato de mutuo acuerdo.

Es importante entender que esta distinción es una variable clave en la elaboración de nómina, ya que determina la disposición de los recursos de tu organización proyectados a mediano y largo plazo.

Para realizar una paga nómina de empleados de manera estratégica y que cumpla con las disposiciones legales requeridas, existe una serie de elementos que debes considerar y dejar establecidos en el respectivo documento.  El formato estándar de una nómina está determinado por la legislación actual y se compone por una estructura base y un contenido mínimo que debe ser considerado.

A continuación, te mostramos 3 de los principales componentes de la nómina.

Puede ser definida de tres formas: por período (semanal, quincenal o mensual), por tipo de percepción (extraordinaria como aguinaldos, u ordinaria como sueldos y salarios) y por contrato (empleados de base, ocasionales o nómina de socios).

Aprende sobre: ¿Qué es la portabilidad de nómina?

Realizar una nómina que contenga adecuadamente los puntos anteriores puede ayudar a la buena organización y rentabilidad de la empresa. Además, permite que los documentos emitidos y las operaciones de tu compañía funcionen dentro del marco de la ley. Este proceso es importante debido a que en la nómina recae gran parte del flujo de capitales. Su optima ejecución permite realizar apropiadamente los pagos y las deducciones a cada uno de tus empleadores.

Por lo mismo, es importante analizar a detalle cada una de las repercusiones fiscales de la paga de nómina de empleados y los beneficios de la aplicación del Impuesto sobre la Renta (ISR) sobre salarios o sueldos. 

Es responsabilidad de los que generan un ingreso pagar el ISR. Para los empleados formales de una compañía, la deducción la hace directamente el patrón mediante descuento directo a la nómina. Dependiendo del ingreso mensual de tus trabajadores, debes hacer las retenciones correspondientes.

Para conocer el monto de estas retenciones, necesitas conocer el ingreso total mensual del trabajador y utilizar las tasas de ISR actualizadas.

Dentro de las retenciones que hagas mes con mes, no debes olvidar también el Seguro Social, y las aportaciones al INFONAVIT, entre otros impuestos. Cada uno de los impuestos que calcules y retengas tienen sus tasas, las cuales debes revisar periódicamente, de forma que se hagan los descuentos correspondientes.

Ante ello, es importante poner énfasis a la elaboración de una nómina acertada y recurrir a asesoramiento en esta área. El manejo correcto de la paga de nómina de los empleados y el apego a la ley es un punto que las grandes empresas no deben dejar pasar desapercibidos.

¿Lo anterior te parece complejo? Por fortuna existen herramientas financieras virtuales que te permiten una correcta gestión de la nómina y simplifican su ejecución, como software especializados o asesorías que satisfacen tus necesidades empresariales de manera personalizada.

Es así como las entidades bancarias ofrecen diferentes servicios y plataformas estandarizadas para realizar una gestión de nómina inteligente y cumplir con las exigencias del Servicio de Administración Tributaria (SAT).

De esta forma puedes realizar la paga de nómina empleados a través de accesos directos desde cualquier lugar y sin los riesgos que implica trasladarse por la ciudad con efectivo.

Así se logra exactitud en los pagos, se ahorra tiempo y recursos, y un aumento la productividad. 

Pero no solo el pago de la nómina se puede ejecutar desde las herramientas que te ofrece la tecnología, sino que también la deducción de los impuestos se puede realizar de manera automatizada,

El Sistema Único de Autodeterminación (SUA) es un programa informático que permite a los empleadores que tengan a cargo a uno o más trabajadores determinar de manera automática las cuotas que deben pagar por concepto de IMSS, así como las aportaciones del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) o de las Administradoras de Fondos para el Retiro (AFORES).

Debes saber que el uso de este sistema es a libre elección por parte de los empleadores que cuenten con una número igual o inferior a cuatro trabajadores. Sin embargo, aquellos que tengan a cargo a más de cinco personas en faenas laborales el uso de este sistema es de carácter obligatorio.

La validación y pago de tu archivo SUA mediante una institución financiera te entregan varias ventajas que repercuten directamente a la simplificación del trámite. Dependiendo del servicio de la institución, puedes contar con servicios de asesoría que te permiten comprobar online las aportaciones del empleador que se realicen por este medio digital.

Además, puedes contar con la seguridad de que tus transacciones realizadas están respaldadas por entidades financieras que cumplen con las disposiciones legales de las instituciones fiscalizadoras. Incluso puedes contar con apoyo técnico para resolver dudas que surjan acerca de la ejecución del trámite.

Una nómina inteligente y bien organizada requiere de análisis y una buena organización. Optar por herramientas tecnológicas que facilitan el proceso te permite ahorrar inconvenientes que pueden surgir dentro de la complejidad de la operación. No dudes en ocupar estos instrumentos para mejorar la eficiencia, rentabilidad y el ambiente laboral de tu empresa al momento de realizar la paga de nómina de empleados.